Selbstmanagement. Digital.

Arbeitet Ihr wirklich an den richtigen und wichtigen Dingen? Oder fresst Ihr Euch weiterhin kleinteilig in Dinge, die nichts mit Eurem Wichtigsten zu tun haben? Vom selber Saubermachen des Büros, Telefon annehmen, Buchhaltung, Ihr neigt als Selbständige dazu, viel selber zu machen, weil Ihr zwar viel Zeit, aber kein Geld habt? Spart dennoch nicht an der falschen Stelle. Über das Sparen vergesst Ihr vielleicht, Euch auf das Wesentliche zu fokussieren:
 Eure Kunden, Eure Strategie, auf Professionalität und Euer Image. 1. Marketingmaterialien, Website und Logo Wie oft wurde das bereits in unseren Podcasts erwähnt? Und täglich sieht man Webseiten, die nach einem Baukastensystem für Heimwerker irgendwie gebastelt wurden. Bitte unbedingt an Profis abgeben! Eurer Marketingmaterial, Eure Visitenkarten, Eure Webseite etc. sollten wirklich professionell aufgebaut sein. Obwohl Ihr das Geld momentan nicht habt, ist der richtige Auftritt so wichtig, dass Ihr dafür einen Kredit aufnehmen solltet. 2. IT-Infrastruktur Verplempert Eure Zeit nicht damit, dass Ihr Euch mehrere Rechner, eine Telefonanlage, einen Server etc. selber einrichtet. Euer Kunde hat nichts davon, wenn ihr eine tolle IT-Infrastruktur habt, er braucht Euch und Eure Dienstleistung! Es gibt viele Freelancer, die genau diese Aufgabe haben und Euch helfen können, ein kleines IT-System einzurichten. 3. Steuern Lasst von Anfang an einen Profi an das Thema Steuern und Finanzen dran. Es kann Euch viel Geld kosten, wenn Ihr Fehler macht und z. B. keine Vorauszahlungen leistet. 4. Controlling Ihr müsst eine BWA lesen können sowie eine Bilanz, aber Ihr müsst keine riesigen Controlling-Tabellen füllen. Die wichtigsten Unternehmens-Kennzahlen müssen Euch regelmäßig vorliegen und Ihr müsst sie Euch regelmäßig anschauen, aber die Auswertung dieser Zahlen könnt Ihr ebenfalls einem Fachmann überlassen. 5. Finanzen und Buchhaltung Bankgeschäfte, Zahlungen, Ihr müsst nicht alles selber machen. Klar ist Euer Geld sehr wichtig, folglich müsst Ihr auch einen Überblick über Eure Finanzen behalten. Aber Überweisungen dagegen sind reine Fachkrafttätigkeiten, die bringen Euer Unternehmen wirklich nicht nach vorn, also: Lasst los! Lars sagt, jeder Kunde könnte Euer potenzieller Nachfolger sein, also arbeitet vernünftig für ihn. Versuche zu kriegen, wen du liebst. Ansonsten musst du lieben, wen du kriegst. (Albert Einstein)

Hier nun die Abschlussfolge der großen GoodNotes 5 Serie bei "Frag Lars". Diesmal behandeln wir Spezialfragen, damit sind solche Fragen gemeint, die sich nicht in den anderen Kategorien unterbringen ließen.  Im Mai geht es dann weiter mit dem Schwerpunktthema Evernote. Bei dem Unternehmen Evernote hat sich in der Vergangenheit einiges getan und laut Lars kommt kein anderes Tool an Evernote heran. Solltet Ihr also Fragen zum Thema Evernote haben, schreibt bitte an: fraglars@larsbobach.de Spezialfragen zu GoodNotes 5 Umstieg von Apple-Notizen auf GoodNotes 5 Markus möchte von Apple-Notizen zu GoodNotes 5 umsteigen. Er fragt, ob es einen einfachen Weg gibt, um seine 500 Notizen zu transferieren. Leider gibt es da keinen einfachen Weg, wie zum Beispiel über einen Import-Button. Versucht man eine mit Apple-Notizen erstellte Notiz als Ganzes in GoodNotes zu importieren, erhält man eine Bilddatei. Das liegt an dem Dateiformat der Apple-Notizen. Daher bleibt nur der manuelle Weg. D.h. Export der Apple-Notiz als PDF, wobei jeweils einzelne Seiten als PDF erstellt werden, und dann der Import in GoodNotes. Wie kann man seine Daten nur lokal speichern? Heinz Peter hat Bedenken, ob die Apple iCloud denn auch DSGVO-konform ist. Daher möchte er vorerst seine Daten nur lokal auf dem iPad speichern, um sie später bei einem DSGVO-konformen Clouddienst zu speichern. Wie muss er da vorgehen? In den Einstellungen von GoodNotes 5 hat man die Möglichkeit einzustellen, dass man nicht die iCloud zur Synchronisierung nutzen will. Generell liegen die Dateien immer auf dem iPad. Nur wenn die Synchronisierung aktiviert ist, werden sie in die iCloud hochgeladen. Ob die bereits synchronisierten Dokumente noch händisch aus der iCloud entfernt werden müssen, weiß Lars nicht genau. Allerdings kann er schon sagen, dass GoodNotes auch zukünftig keinen anderen Clouddienst als wie die iCloud, für die Synchronisation anbieten wird. Bald wird es aber auch wieder die automatische Backup-Funktion geben, bislang kann ein Backup nur manuell vorgenommen werden. Beim Backup stehen mehrere Clouddienste zur Auswahl. Gibt es Hilfsmittel für technische Zeichnungen? Peter benutzt das iPad für sein Studium des Wirtschaftsingenieurwesen. Hier müssen oft Zeichnungen angelegt werden, wofür ein virtuelles Geodreieck nötig ist. Er möchte wissen, ob es da in GoodNotes eine Möglichkeit gibt? Ein virtuelles Geodreieck gibt es in GoodNotes nicht. Aber es kann ruhig das Geodreieck auf dem iPad verwendet werden, da das Display aus Panzerglas ist, führt das nicht zu Kratzern. Eine andere Möglichkeit ist es, sich von GoodNotes abzuwenden und Apple-Notizen zu verwenden. In Apple-Notizen gibt es ein Lineal und es können Winkel gezeichnet werden. Allerdings wird bei Apple-Notizen die Zeichnung separat erstellt und liegt dann in dem Blatt. Auch werden die Maße nur während des Zeichnens angezeigt. In der fertigen Zeichnung sieht man die Maße nicht. Bietet GoodNotes Unterstützung für ein peripheres Pedal zum Umblättern? Eine weitere Spezialfrage kommt von Christoph. Christoph ist Musiker und schreibt seine Noten mit GoodNotes auf dem iPad. Seine Frage ist, ob GoodNotes auch ein Pedal zum Umblättern der Noten unterstützt. Diese Schnittstelle bietet GoodNotes nicht an. Lars könnte sich aber vorstellen, dass es möglich ist, die Noten in eine PDF-Datei umzuwandeln, um dann eventuell mit einem PDF-Reader die Seiten weiterzublättern, falls das Pedal eine Presenter-Funktion hat. Nächste Woche, in der Woche vor Ostern, machen wir eine Pause. Nach Ostern erwartet Euch dann eine "interaktive Frag Lars" - Folge, in der es darum geht, wie man als Chef seinen eigenen Fokus schützen kann. Bis dahin wünschen wir Euch wieder mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.

Ich sitze hier zusammen mit einem super spannenden Interviewgast, dem Timo Bäcker. Timo hat sich selbständig gemacht. Er hat ein Startup gegründet, hat es auch mit Crowdfunding finanziert. Aber auch einen Kredit aufgenommen und er erzählt im Interview ein bisschen drüber, aber das ist gar nicht das richtig Spannende.  Sondern das wirklich Spannende und das ganz Interessante an dem Interview ist, womit er sich selbständig gemacht hat. Nämlich mit einem Proteinriegel aus Insekten. Ich habe ihn kennengelernt, als er auf einer Veranstaltung eine Rede gehalten hat. Das war super interessant. Denn hinter dem Konzept mit dem Insektenriegel steht viel mehr. Er möchte mit Insekten sozusagen die Welt retten. Warum das geht und wie er das machen möchte, das verrät er uns jetzt in diesem Interview. Links Website: (https://swarmprotein.com) Empfohlene Apps: (https://monday.com/) Buchempfehlung(*): von Emily Pilloton (*) Affiliate-Link Wenn Du auf so einen Verweislink klickst und über diesen Link einkaufst, bekomme ich von Deinem Einkauf eine Provision. Für Dich verändert sich der Preis nicht.

Wir leben generell im Kommunikations-Overload. Eine Studie belegt, dass Knowledge-Worker 80 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation verbringen. Dazu gehören zum Beispiel die Bearbeitung von E-Mails, Meetings, Kommunikation mit Mitarbeitern und Kunden. Die Kommunikation hat also einen sehr hohen Stellenwert, umso wichtiger ist es, klare Regeln für die Kommunikation zu definieren. Sowohl in der Art und Weise, als auch von den Wegen, der Organisation und von der Struktur her. Das verbessert nicht nur die Kommunikationskultur, sondern hilft auch den Mitarbeitern zu wissen bis zu welcher Uhrzeit sie E-Mails beantworten müssen oder wann wer in CC zu setzen ist, um nur einige Beispiele zu nennen. Da bei fast jedem Unternehmen ein Verbesserungsbedarf der Kommunikationskultur besteht, stellt Euch Lars hier seine acht Schritte vor, damit auch Du einem Kommunikationsleitfaden für Dein Team erstellen kannst. Acht Schritte zum Kommunikationsleitfaden 1. Ziele und Zielvereinbarungen treffen Sie helfen dem Mitarbeiter, indem sie ihm sozusagen Leitplanken vorgeben. Jedem Mitarbeiter sollten die Ziele des Unternehmens und seine eigenen Ziele, also sein Anteil an den Unternehmenszielen, klar sein. Zielvereinbarungen klären, wie sein Arbeitserfolg bewertet wird, damit er weiß, was genau von ihm erwartet wird. 2. Bürozeiten festlegen Lege fest, wann Deine Mitarbeiter erreichbar sein sollen. Oft wird auch von Kernarbeitszeit gesprochen, das ist für Lars aber ein Wort, das er nicht gern benutzt. 3. Home-Office Sofern man seinen Mitarbeitern die Möglichkeit des Home-Office bietet, sollte die telefonische Erreichbarkeit und wie häufig von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht werden darf, geregelt sein. Nicht vergessen, auch festlegen, wie kurzfristig oder langfristig es angekündigt werden soll und dass es in den Kalender eingetragen wird, damit die anderen auch informiert sind. 4. Tools / Medien Wichtig, lege fest, welche Tools und Medien für die Kommunikation genutzt werden, um innerhalb des Unternehmens auch eine gewisse Transparenz zu erreichen. Nicht jeder kennt sich mit den am Markt vorhandenen Tools und Apps aus, daher kann das durchaus auch an Mitarbeiter delegiert werden, hier ein geeignetes Tool zu finden. 5. Extrapunkt: E-Mails Eigentlich gehören die E-Mails zu den Tools und Medien, aber da sie einen so großen Raum in unserer Kommunikation einnehmen, bekommen sie einen eigenen Punkt. Es gibt Studien, die besagen, dass Mitarbeiter 40 Prozent ihrer Zeit mit interner E-Mail Kommunikation verbringen. Von den ganzen internen E-Mails werden nur 82 Prozent überhaupt gelesen. Diese Prozentzahl nimmt sogar ab, je größer das Unternehmen ist.
 Grund genug darüber nachzudenken, wie interne Kommunikation ablaufen soll. Der Kommunikationsleitfaden kann die Fragen regeln, wem darf ich eine E-Mail schreiben, wann setze ich jemanden in CC. E-Mails sollten nicht scrollbar sein, das ist die Meinung von Lars. Daher, gerade E-Mails an Kunden kurz und prägnant formulieren. 6. Urlaub Wer darf wann in Urlaub sein? Wie ist das mit einer Abwesenheitsnotiz in dieser Zeit? Wer ist vertretungsberechtigt? Wann darf und muss eine Kontaktaufnahme im Urlaub erfolgen und wenn ja, wie? Müssen die Mitarbeiter in ihrem Urlaub ihre E-Mails lesen? Das sollte ebenfalls im Kommunikationsleitfaden festgehalten werden, so wissen Deine Mitarbeiter, was von ihnen erwartet bzw. nicht erwartet wird. 7. Kalender Einen öffentlichen Kalender, wo jeder reingucken kann, hat mittlerweile jedes Unternehmen. Aber, wer hat Zugriff und welche Termine und Informationen gehören hinein? Auch an Kleinigkeiten denken, also dass beispielsweise Reisezeiten mit eintragen werden und bei Zoom-Calls dürfen die Links nicht fehlen. 8. Meetings Nach Barbaras Erfahrung lohnt sich ein Reglement für Meetings sehr, um jedem Mitarbeitertyp gerecht zu werden. Im Vorfeld sollte man sich aber generell erst einmal Gedanken dazu machen, welche Meetings überhaupt notwendig sind. Auch regelmäßige Termine sollten dabei in Frage gestellt werden.

Diesmal geht es um das Thema Lesezeichen und das Handling von Dokumenten und Seiten bei der beliebten GoodNotes-App. Ihr habt uns wieder viele Fragen gestellt, von denen wir, wie immer exemplarisch für alle, einige herausgesucht haben. Nächste Woche gibt es die letzte Folge zu GoodNotes 5. Wir behandeln dann einige speziellere Fragen. In der Karwoche, also der Woche vor Ostern, machen wir Pause, es erscheinen also keine neuen Beiträge. Nach Ostern wird es dann nochmal eine "interaktive Frag Lars"-Folge mit Andreas Christ geben. Andreas möchte fokussiert arbeiten, ohne Leute vor den Kopf stoßen zu müssen. Einen kleinen Ausblick für den Monat Mai können wir auch schon geben. Da wird es nach langer Zeit mal wieder um das Thema Evernote gehen. Ein Video dazu hat Lars bereits veröffentlicht. Falls Ihr also Fragen zu Evernote habt, schickt diese gerne an fraglars@larsbobach.de . Eure Fragen Wo sind die Lesezeichen? Das Thema Lesezeichen war eines der Aufreger-Themen überhaupt, als GoodNotes 5 erschienen ist, weil sie waren irgendwie - weg. Stattdessen gab es dann die Favoriten und das sorgte für Verwirrungen. Aber, nun sind sie wieder da, nur heißen sie jetzt "outlines" bzw. Gliederung auf deutsch. Man kann auch die Lesezeichen aus GoodNotes 4 manuell über die Einstellungen noch nachträglich importieren. Wenn man die Seitenübersicht aufruft, sieht man in der Mitte oben diese Reiter und dort heißt der rechte Reiter dann Gliederung. Die Idee dahinter ist, dass man sich in einem umfangreichen Notizbuch mit der Gliederung schneller zurechtfinden kann. Oben rechts einfach auf die 3 Punkte klicken und man kann der Gliederung über die Option "Seite der Gliederung hinzufügen" einen Namen bzw. ein Lesezeichen für die Seite vergeben. Dann wird die Seite mit dem vergebenen Namen in der Gliederung angezeigt. Die Favoriten, die es jetzt neu gibt, haben nichts mit den Lesezeichen zu tun. Favoriten werden mit einem roten Band oder Flagge gekennzeichnet. Ich kann Seiten, auch Seiten, die als Lesezeichen gekennzeichnet sind, Ordner und Notizbücher als Favoriten markieren. Ist ein Passwortschutz für einzelne Notizen oder Notizbücher möglich? Stefan möchte einzelne Notizen oder Notizbüchern mit einem Passwort schützen. Es gibt anderen Apps, wo man mit Pins, Face-Id oder Fingerabdruck schützen kann, aber das ist mit GoodNotes 5 nicht möglich. Auch die ganze GoodNotes-App kann man nicht schützen. Kann die Sortierung in der Übersicht geändert werden? Ob man die Reihenfolge der Dokumente, Bücher und Notizen in der Übersicht nach Änderungsdatum, Erstellungdatum, Alphabet etc. ändern kann, will Stefan aus der Schweiz wissen. GoodNotes bietet da nur zwei Sortieroptionen, nämlich einmal nach dem Datum der letzten Änderung oder alphabetisch nach Namen. Lars rät dazu, sich ein Inbox-Notizbuch anzulegen, wo man erstmal alles sammelt. Damit es dann auch immer an erster Stelle angezeigt wird, hat er ein "@" davor gesetzt. Es dient dazu, dass man nicht erst überlegen muss in welchem Notizbuch man jetzt die neue Notiz erstellt. Das ist in Besprechungen sehr hilfreich, damit man direkt schreiben kann und nicht erst noch ein Notizbuch erstellen muss. Was ist der Unterschied zwischen einer Notiz und einem Notizbuch? Volker möchte gerne verstehen, was der Unterschied zwischen einem Notizbuch und einer Notiz ist, außer dass das Notizbuch ein Cover hat. Gibt es da noch mehr Unterschiede? Da macht GoodNotes keinen Unterschied. Man kann ein Cover davor setzen, aber es ist kein Muss. Eine Notiz ist automatisch auch ein Notizbuch, denn man kann unendlich viele Seiten hinzufügen. Lars verwendet gar keine Cover mehr, da er immer um die vier Notizbücher gleichzeitig in den Tabs geöffnet hat. Wolfgang hingegen erkennt seine Notizbücher an den unterschiedlichen Covern, die er verwendet. Warum funktioniert die Suchfunktion für eine eingescannte Vokabelliste nicht? Jonathan lernt Latein mit einer eingescannter Vokabelliste. Nachdem er sie dann in GoodNotes 5 abgelegt hat, möchte er mit der Suchfunktion die Vokabeln finden, aber es funktioniert nicht. Hier kommt es darauf an, wie die Vokabelliste eingescannt wurde. Wurde sie als Bild eingescannt und in GoodNotes importiert, dann funktioniert es nicht, weil GoodNotes, im Gegensatz zu Evernote, keine Wörter in Fotos erkennen kann. Sobald sie als PDF-Datei importiert wird, sollte GoodNotes die Vokabeln erkennen und finden können. Wie verschiebe ich eine Notiz? Jürgen hat eine Notiz erstellt und nun festgestellt, dass er sie falsch abgelegt hat. Seine Frage ist, wie er sie nun dahin bekommt, wo er sie hinhaben möchte. Das ist sehr einfach, weil man alles per Drag & Drop machen kann, seien es einzelne Seiten, Notizen oder Notizbücher. Einfach mit dem Finger auf die betreffende Seite oder Notiz daraufgehen, gedrückt halten und dann zum Beispiel in einen anderen Ordner verschieben. Wenn es zum Beispiel Notizbücher sind, geht man in den Startbildschirm, da wo Dokumente drüber steht, dort nimmt man das Notizbuch dann einfach und kann es dann verschieben. Bei einzelnen Seiten geht man zunächst in das Notizbuch und da in die Seitenübersicht. Dort kann man die Miniaturen mit der Hand im Notizbuch verschieben, aber auch in ein anderes Tab hinein. Einen GoodNotes-Kurs mit mittlerweile über 45 einzelnen Videos gibt es in der von Lars. Dort wird es genau erklärt, aber auch viele andere Funktionen von GoodNotes 5. Wie kann man nur einzelne Seiten drucken? Andreas hat ein Projekt in GoodNotes mit mittlerweile mehr als 200 Seiten. Jetzt möchte er einzelne Seiten daraus drucken, es gelingt ihm aber nicht. Wenn man in dem Notizbuch ist und in der obersten Menüleiste auf das iOS Teilen-Symbol geht, hat man die Option Drucken. Dort findet sich dann die Auswahl "diese Seite drucken" oder "alles drucken". Dort geht man auf "alles drucken" und hat dann die Möglichkeit einzelne Seiten an- und abzuwählen oder auch Bereiche von bis. Ist ein direkter Wechsel vom Ordner in einen Tab möglich? Die letzte Frage kommt von Harald. Er möchte wissen, ob er von den Ordnern in einen Tab wechseln kann, ohne vorher eine Notiz zu öffnen. Das geht leider nicht. Der direkte Sprung geht nur, wenn man sich eine Notiz oder ein Notizbuch aufruft. Wir wünschen Euch wie immer mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben.